Zapier로 리드·견적·매출을 관리한 3R Plumbing 사례

육군 참전용사이자 Master Plumber인 Ross Hunt는 2022년부터 Zapier를 기반으로 3R Plumbing & Mechanical을 운영해 왔습니다. 오늘날에는 클래식 Zaps 및 36개의 Next-Gen Zaps가 사우스쇼어의 이 배관·HVAC 회사에서 모든 리드, 견적, 수익을 한눈에 파악할 수 있게 해 줍니다.

가정 서비스 업종에서 전화를 놓치는 것은 곧 일을 놓치는 것입니다. 매사추세츠의 10월이라면, 구글에서 다음 업체로 넘어가 버리는 5자리 수 규모의 난방 교체 계약을 놓치는 셈일 수 있습니다.

Ross Hunt는 2022년 자신의 차고에서 픽업트럭 한 대로 3R Plumbing & Mechanical을 시작했습니다. 초기에는 이 재향군인 소유의 주거용 HVAC 및 배관 회사가 연매출 약 30만 달러를 올렸습니다. 올해는 거의 380만 달러에 이를 전망입니다. 현재 직원은 15명이고, 매사추세츠주 노웰에 작업장이 있으며, 사우스쇼어 지역 약 21개 마을에 고객을 두고 있습니다. 다음 목표는 500만 달러입니다.

임무를 최우선에 두고, 그다음이 기술입니다

Ross는 사우스쇼어에서 자랐고 힝엄 고등학교를 졸업했습니다. 그는 독일에 주둔한 제170 보병 여단 전투팀과 함께 미 육군에서 복무했으며, Operation Enduring Freedom을 지원하기 위해 아프가니스탄에 파병되었습니다.

제대 후에는 곧바로 기술직으로 들어갔습니다. 퀸시의 작은 업체에서 견습생으로 시작해 HVAC를 추가로 익혔고, EPA 인증, 오일 버너 면허, 주택 개선 계약자 면허를 취득했으며, 경력을 쌓아 매사추세츠 Master Plumber가 되었습니다. 18년 동안 그는 백베이의 브라운스톤부터 대마초 판매점, 의료 사무실, 창고에 이르기까지 다양한 현장에서 일했습니다.

그는 3R을 하나의 생각으로 세웠습니다. 육군이 그에게 임무를 수행하는 법을 가르쳐 준 방식대로 기술 서비스를 운영하자는 것이었습니다. 제시간에 도착하고, 진실을 말하며, 시작한 일은 끝내는 것입니다. 회사 이름에도 그 기준이 담겨 있습니다. Recruit the Best. Run It Right. Respect the Mission.

"결국 저는 기술직 종사자입니다. 배관 학교에 다녔고, 군대에 있었습니다. 저는 컴퓨터를 잘 다루는 사람이 아닙니다. 제가 만든 모든 것은 밤늦게 스스로 배우면서 쌓아 올린 것입니다. 하나의 질문에 답하려고 애썼죠. 어떻게 해야 이 정보를 찾아보지 않고도 얻을 수 있을까?" — Ross Hunt, founder and owner, 3R Plumbing & Mechanical

먼저 클래식 Zaps가 큰 일을 맡았습니다

Ross는 3R을 세운 같은 해인 2022년 말 Zapier를 사용하기 시작했습니다. 클래식 Zaps는 작은 회사가 놓칠 수 없는 업무를 처리했습니다. 예를 들어 Google Form으로 들어온 신규 채용자를 바로 DocuSign의 제안 문서로 보내거나, 리드와 양식 데이터를 앱들 사이에서 옮기는 일이었습니다.

3R이 성장하면서 Zaps도 함께 늘어났습니다. 2026년 중반이 되자 더 많은 팀원이 계정에 참여했고, 3R은 매달 작업 한도를 자주 초과하게 되었습니다.

그다음은 Next-Gen Zaps였습니다

그 사이 Ross는 Claude와 ChatGPT 같은 AI 도구로 실제 문제를 풀어 가며 직접 프로그래밍을 익혔습니다. 2026년 8월 Zapier가 Next-Gen Zaps 조기 접근 프로그램에 그를 초대했을 때, 그는 이미 준비가 되어 있었습니다.

그는 Zapier MCP를 통해 Zapier에 연결된 Claude에게 필요한 내용을 설명하면, Claude가 워크플로를 작성하고 게시합니다. Ross는 로직을 검토하고, 각 항목을 테스트하며, 데이터가 의도한 곳에 도착하는지 확인합니다.

그의 첫 Next-Gen Zap은 8월 말에 가동되었습니다. 나머지 대부분은 9월 말부터 10월 중순 사이에 이어졌습니다. 현재는 36개가 운영 중이며, 주당 약 1,400회 실행됩니다.

"예전에는 Zaps를 옛 방식으로 만들었습니다. 트리거를 설정하고, 경로를 추가하고, 복제하고, 조정하는 식이었죠. 잘 되긴 했지만 시간이 많이 들었고, 평균적인 중소기업은 그런 시간을 들이지 않을 겁니다. 이제는 Claude에게 필요한 것을 말하면 Zapier가 만들어 줍니다. 마치 모든 게 잠금 해제된 것 같아요."

ServiceTitan은 여전히 기록 시스템입니다

Ross는 초기에 한 가지 원칙을 세웠습니다. 3R의 데이터는 ServiceTitan에 저장된다는 것입니다. 다른 모든 것은 거기에서 읽어 오거나 다시 기록하고, 그 사이 계층 역할을 Zapier가 맡습니다.

"ServiceTitan은 데이터베이스입니다. Zapier는 신경계죠. ServiceTitan은 Claude나 ChatGPT와 직접 연결되지는 않지만, 오랫동안 Zapier와 함께해 왔습니다. 그래서 AI가 우리가 하는 모든 일에 들어오는 방식이 바로 Zapier입니다."

이 설정은 필요할 때도 작동합니다. 3R이 ServiceTitan 가격표에 새 항목이 필요할 때, Ross는 3R의 GL 계정과 평균 작업 시간을 이미 알고 있는 Claude 프로젝트에 짧은 요청을 입력합니다. Claude는 Zapier의 ServiceTitan 액션을 통해 항목을 추가하고, Ross는 Chrome에서 Claude로 남은 작업을 마무리합니다.

예약된 Next-Gen Zap은 ServiceTitan 통화, 작업, 견적, 청구서, 멤버십을 매시간 가져와 3R의 각 역할별 포털에 제공합니다.

• CSR 포털: 놓친 전화, 아직 예약되지 않은 리드, 후속 조치가 필요한 견적로 이루어진 실시간 콜백 대기열로, 15분마다 갱신됩니다.
• 영업 포털: 모든 열려 있는 견적과 각 항목입니다. 후속 조치와 "구매하지 않음" 결정은 곧바로 ServiceTitan으로 되돌아갑니다.
• 창고 및 구매 포털: PO, 수령, 반품이 ServiceTitan과 동기화되며, 누군가 PO를 승인하면 즉시 푸시됩니다.
• 마케팅 포털: 채널별 광고 지출, 통화, 예약된 작업, 리뷰, 멤버십과 함께 후원할 지역 행사까지 포함됩니다.
• 오너 대시보드: 월별 매출이 매시간 갱신되며, 필요할 때 Zap을 실행하는 새로고침 버튼이 있습니다.

매주 평일 오전 6시 30분에는 아침 브리프가 Ross와 운영 관리자에게 그날의 보드, 콜백, 남은 처리 가능 용량을 이메일로 보냅니다. 금요일에는 주간 보고서에 기술자 평가와 기술자별 매출이 추가됩니다. 데이터 감시용 Zap은 매일 아침 모든 피드를 확인하고, 무엇이든 오래되면 Ross에게 이메일을 보냅니다.

"대부분의 사람들은 Zapier MCP 커넥터로 무엇을 요청하고, 다시 요청하고, 또 다시 요청합니다. 매일 Claude에게 같은 일을 시킨다면, 왜 그때마다 프롬프트를 넣나요? 한 번만 알려 주세요. 그러면 Next-Gen Zap이 일정에 맞춰 전달해 줍니다."

리드가 식기 전에 잡기

Ross가 가장 가치를 두는 Zaps는 돈이 새기 전에 실수를 잡아냅니다. 3R의 AI 응답 서비스, 리드 마켓플레이스, 또는 웹사이트에서 들어온 예약이 20분 동안 보류 상태로 남아 있으면 Ross는 이메일을 받습니다.

Facebook 광고에서 들어온 랜딩 페이지 리드는 ServiceTitan 예약을 만들고, Ross에게 문자로 알리고, 몇 초 안에 집주인에게 확인 이메일을 보냅니다. 매일 실행되는 점검은 24시간이 지나도 여전히 보류 중인 항목을 표시합니다.

또 다른 Zap은 지난 30일 동안 예약된 모든 작업을 고객이 실제로 전화한 추적 번호와 대조해, 잘못된 캠페인에 태그된 작업을 표시합니다.

"저는 이것이 단계별로 보이는 게 좋아요. 이게 여기로 가고, 그다음 이쪽으로 가고, 또 그다음으로 가는 식이죠. 체인 어딘가에서 문제가 생기면 정확히 어디인지 볼 수 있습니다. 아무 일도 누군가가 모르는 사이에 그냥 지나가지 않아요."

어떤 광고가 스스로 비용을 벌어들이는지 파악하기

Ross는 Google Ads가 실제로 결제된 작업에서 배우길 원했습니다. 이제 세 개의 Next-Gen Zap이 그 역할을 맡고 있습니다. 매일 아침 이들은 ServiceTitan에서 실제 리드 전화, 예약된 작업, 완료된 작업 매출을 원래 광고 클릭과 매칭해 Google Ads에 보내므로, Google은 실제로 수익을 내는 작업에 맞춰 최적화할 수 있습니다.

일일 Zap은 검색어, 품질 점수, GA4 랜딩 페이지 데이터도 가져오기 때문에, 낭비되는 지출이 한 달이 끝나기 전에 드러납니다.

사무실 밖에서

같은 방식은 주변 업무도 처리합니다. 정리용 Zap 하나가 데이터 마이그레이션에 남아 있던 수천 개의 열린 견적을 삭제했는데, 판매된 견적은 절대 건드리지 못하도록 보호 장치가 있었습니다. 할인 감사는 모든 리베이트와 할인 항목을 계정별로 묶습니다. 매일 실행되는 스카우트는 마케팅 팀을 위해 South Shore의 행사와 후원 기회를 찾아냅니다.

그리고 3R의 Veterans Day 무료 온수기 증정 행사도 Zaps로 운영됩니다. 웹사이트나 Facebook에서 들어오는 모든 추천은 기록되고, 사무실과 Ross는 알림을 받으며, 각 추천자에게는 확인 이메일이 전송됩니다.

전체를 합치면

• 36개의 실시간 Next-Gen Zap , 주당 약 1,400회 실행되며, 3R의 기존 Zap 위에 더해집니다
• 30개의 연결된 앱 , 그중 중심은 ServiceTitan입니다
• 2022년 이후 약 30만 달러에서 예상 380만 달러까지 연간 매출

3R의 다음 단계

Ross는 지난 6주를 기반으로 보고 있습니다. 그의 원칙은 간단합니다. 3R의 누구도 컴퓨터가 할 수 있는 일을 해서는 안 된다는 것입니다. 다음 물결은 이미 진행 중입니다.

• 모든 역할을 위한 브리프. 3R의 마케팅 디렉터를 위한 월요일 마케팅 브리프와, 각 영업 담당자가 처리해야 할 전화, 후속 조치, 월 누적 수치를 알려주는 영업용 아침 이메일.
• 채용. Indeed 지원자가 운영 포털로 유입되고, 신규 입사 서류는 곧바로 DocuSign으로 전송된다.
• 현장 구매. 기술자들이 Google Chat에 PO나 영수증을 올리면 Zap이 이를 읽어 기록하고 카드 청구 내역과 대조한다. 공급업체 청구서는 자동으로 알맞은 ServiceTitan 작업에 첨부된다.
• 고객과의 마무리 연결. 결제 완료된 모든 작업 뒤에는 리뷰 요청이 발송되고, 놓친 전화는 당직 CSR에게 문자로 다시 연결되며, Total Care Club 멤버십 갱신 알림도 전송된다.
• 스스로 검증하는 재무. QuickBooks와 ServiceTitan이 자동으로 조정되고, 연체된 청구서 알림과 주간 현금 현황 요약이 제공된다.
• 하나의 운영 앱. 포털들이 한곳에 모여 3R의 모든 사람이 프로그램을 바꾸거나 사무실의 응답을 기다리지 않고도 필요한 답을 얻고 일을 처리한다.

목표는 사무실을 같은 속도로 키우지 않고도 500만 달러 이상으로 성장하는 것이며, 기술자들을 데이터 입력이 아니라 고객의 집에 머물게 하는 것이다.

"대부분의 소규모 기업은 자신들이 크거나 컴퓨터를 잘 다루는 사람이 아니면 Zapier로 무엇을 할 수 있는지 전혀 모릅니다. 엄청난 비용이 들고, 끝없이 시간이 걸리며, 손만 대면 바로 망가질 거라고 생각하죠. 그렇지 않습니다. 배관공이 이걸 만들 수 있다면, 어떤 현장 업종 사장도 할 수 있습니다."

Ross Hunt는 매사추세츠주 노웰에 있는 재향군인 소유의 주거용 HVAC 및 배관 회사인 3R Plumbing & Mechanical 의 창립자이자 대표입니다.

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출처

• 원문: https://zapier.com/blog/3r-plumbing-next-gen-zaps (2026-10-14 · Rob Ayre)