카톡·메일 주문 574건 수주·발주 대조 자동화

📝 한줄 요약

1편에서 "마지막 한 단계를 같이 챙겨줘"라고 부탁했던 비서 감쟈 에게, 이번엔 진짜 숙제를 줬다. 2주 동안 카톡·메일로 들어온 주문 574건을 읽고, " 주문은 받았는데 발주 흔적이 안 보이는 것 "만 골라내는 대조판을 만들었다.

바쁘시면 이것만 읽어도 돼요:

• 도구와 목표 : OpenClaw 비서 "감쟈" + 회사 수신함 앱. 목표는 "주문 → 발주" 사이에서 빠지는 걸 퇴근 전에 잡기
• 깨달은 점 : 봇한테 "알아서 해줘"보다 " 어디에 뭐가 남아 있는지 "를 알려주는 게 먼저다
• 핵심 방법 : 고객 주문 줄과 우리가 넣은 발주 줄을 짝지어서, 짝 없는 것만 "발주 안 보임"으로 띄움
• 인상적인 순간 : 우리가 보낸 메일함까지 읽히자 "발주 안 보임"이 52건 → 41건으로 줄었다 (이미 보낸 걸 몰라서 생긴 가짜 경고였음)
• 실패와 해결 : 사진·팩스·PDF로 온 주문은 글자가 없어서 못 읽었다 → 감쟈가 사진을 직접 보고 옮겨 적게 함
• 아찔했던 것 : 메일함 로그인이 풀린 채로 5일 동안 반쪽만 보고 있었는데 아무도 몰랐다
• 사람 쪽 숙제 : 2주를 잊었던 전화 주문 → 이제 "끊자마자 감쟈한테 한 줄"
• 교훈 : 자동화는 "다 맞히기"가 아니라 " 사람이 볼 것을 줄여주기 ". 그리고 틀리는 것보다 조용히 멈추는 게 더 무섭다

🎯 이런 분들께 도움돼요

• 주문은 카톡·메일·팩스로 받고, 발주는 또 다른 곳에 넣는 작은 회사 실무자
• "그거 발주 넣었던가?"를 하루에 몇 번씩 되묻는 사람
• 봇에게 실제 업무 데이터 를 처음 맡겨보려는 24기 동기들

😫 문제 상황 (Before)

우리 회사는 주문이 한 군데로 안 온다. 카톡 고객방, 메일 발주서, 쇼핑몰 발주 알림, 가끔 팩스. 그걸 받아서 매입처에 다시 발주를 넣는다. 이것도 카톡방, 메일, 전화다.

1편에서 털어놨듯이 나는 마지막 한 단계 를 자주 놓친다. 주문 메시지에 "네 확인했습니다" 답장까지 해놓고 매입처 발주를 안 넣는 식이다. 문제는 놓친 걸 확인할 방법이 없다 는 거였다. 주문 목록과 발주 목록이 서로 다른 곳에 있으니, 둘을 맞춰보려면 2주치 카톡을 다시 다 읽어야 한다.

제일 아찔했던 건 전화 주문이었다. 회사가 정신없이 바쁘던 날, 한 거래처에서 전화가 왔다. "준비해주세요." 네, 하고 끊었다. 그리고 2주 동안 나도, 다른 직원도 까맣게 잊었다. 결국 거래처에서 다시 전화가 왔다. "언제쯤 보내주세요?" 그제야 부랴부랴 준비해서 보냈다.

누가 게을러서 생긴 일이 아니었다. 주문이 어디에도 적히지 않았을 뿐 이다. 바쁠수록 "받았다"와 "처리했다" 사이가 비고, 그 빈칸은 누가 물어봐야 드러난다.

🛠️ 사용한 도구

• 도구명 : OpenClaw (봇 이름: 감쟈) + 직접 만든 회사 수신함 앱(카톡·메일 요청 모아보기, 읽기 전용 연결)
• 모델 : Claude Opus
• 특이사항 : 회사 자료라 전부 내 맥 안에서만 돌림. 대시보드도 내 컴퓨터에서만 열리는 주소(127.0.0.1)

🔧 작업 과정

1단계 — "2주치 주문, 다 읽어줄 수 있어?"

10/1부터 오늘까지 수신함에 들어온 요청을 다 읽어서,
고객이 우리한테 주문한 것 / 우리가 매입처에 발주한 것을 나눠줘.
그다음 주문마다 짝이 되는 발주가 있는지 맞춰보고, 짝 없는 것만 따로 보여줘.

감쟈가 수신함에서 574건을 받아왔다 (카톡이 대부분). 그리고 한 줄씩 읽고 분류했다.

• 고객 주문 → 수주 107줄
• 우리가 매입처에 넣은 발주 → 매입 발주
• 인사·견적 문의·계산서·단순 답장 → 빼기

여기서 재밌던 건 매입처 카톡방이었다. 발신자가 익명이라 누가 말했는지 모르는데, 감쟈는 내용으로 판단했다. "발주드립니다"는 우리가 넣은 발주, "출고했습니다"는 매입처 답장. 내가 일일이 설명하지 않았는데 방마다 패턴을 잡았다.

2단계 — 대조판: 숫자 타일 하나가 "오늘 할 일"이 됐다

짝짓기 결과를 대시보드로 만들었다. 맨 위 타일이 핵심이다.

10/21 기준. 3주치 수신함 810건에서 수주 87건을 뽑았다. 맨 오른쪽 "처리함 0"이 아직 숙제다.

처음 나온 숫자는 매칭 47 / 발주 안 보임 52. 솔직히 "52건이나 놓쳤다고?" 하고 식은땀이 났다.

3단계 — 가짜 경고 걸러내기: "보낸 메일함도 봐야지"

52건을 몇 개 열어보니 이상했다. 분명 발주서를 메일로 보냈던 건데 "안 보임"으로 떠 있었다. 원인은 간단했다. 수신함 앱에는 우리가 보낸 메일이 없다. 받은 것만 모으니까.

우리 공용 메일 보낸함도 읽어줘. 읽기만 하고, 보내기·삭제·읽음 표시는 절대 건드리지 마.
받은편지함은 열지 마 (동료들한테 읽음 표시 보여).

감쟈가 보낸함 69건과 첨부 발주서 PDF 17개를 읽고 다시 맞췄다.

• 매칭 47 → 58
• 발주 안 보임 52 → 41

11건은 내가 놓친 게 아니라 감쟈가 못 본 것 이었다. 자동화에서 "경고가 많다"는 건 일을 많이 놓쳤다는 뜻일 수도 있지만, 봇이 볼 곳을 덜 본 것 일 수도 있다.

4단계 — 사진·팩스 주문: 글자가 없으면 눈으로 읽게

주문 중에는 사진(손글씨 주문서, 캡처)이나 PDF로만 온 것도 있었다. 처음엔 "첨부 확인 필요"로만 띄웠는데, 이게 쌓이니 결국 내가 다 열어봐야 했다.

그래서 허락했다. " 사진은 네가 직접 보고 옮겨 적어도 돼. " 감쟈가 사진 14건을 직접 읽어서 줄로 넣었다. 대신 읽은 줄마다 출처("사진에서 읽음(파일명)")와 확신("높음/낮음")을 달게 했다. 흐린 사진은 "낮음"으로 표시돼서 그것만 내가 다시 보면 된다.

팩스는 아예 규칙을 정했다. 팩스로 주문이 오면 내가 폰으로 찍어서 감쟈한테 보내기. 인터넷 팩스를 새로 들이는 것보다 이게 훨씬 간단했다.

그런데 하나가 남는다. 2주를 잊었던 그 전화 주문 . 전화는 어디에도 글자가 안 남으니 대조판도 못 본다. 그래서 전화도 같은 방식으로 하기로 했다. 끊자마자 감쟈한테 한 줄.

A사 ○○ 라벨 100롤 준비해달래, 금요일까지

감쟈는 이 한 줄을 그 자리에서 대조판의 주문 줄로 넣는다(출처: "전화 메모"). 발주 흔적이 안 보이면 17:00에 다른 주문들과 똑같이 올라온다. 테스트로 가짜 메모를 하나 넣어보니 "발주 안 보임"이 74 → 75로 바로 올라갔다. 2주 동안 아무도 몰랐던 그 주문이, 이제는 그날 저녁에 물어봐진다.

5단계 — 매일 16:50, 퇴근 전 10분

마지막으로 이걸 매일 돌게 만들었다.

• 16:50 감쟈가 그날 새로 온 주문·발주를 읽고 대조판을 갱신
• 17:00 퇴근 전 리마인드에 "📊 오늘 새로 생긴 발주 안 보임 N건"을 붙여서 DM
• 대조판에서 확인한 줄은 처리 버튼 을 눌러 지움 → "진짜 빠진 것"이 0건이 되면 퇴근

6단계 — 그런데 5일 동안 반쪽만 보고 있었다

사례글을 쓰려고 감쟈한테 "우리 뭐 했지?"라고 물었다가 이상한 걸 알게 됐다. 두레이 로그인이 10/15에 풀린 뒤로 보낸 메일함을 하나도 못 읽고 있었다. 매일 16:50 갱신은 잘 돌았다. 받은 주문은 계속 들어왔다. 그래서 나는 다 잘 되고 있는 줄 알았다.

엥? 진짜? 계속 들어오는 거 같은데 어디서 로그인해야 해

들어오던 건 받은 쪽 뿐이었다. 우리가 메일로 보낸 발주는 5일 동안 대조판에 안 잡혔고, 그만큼 "발주 안 보임"이 부풀어 있었다. 내 Chrome의 두레이 로그인을 감쟈 브라우저로 다시 가져오고 밀린 보낸 메일 26통을 읽혔다.

• "발주 안 보임" 77 → 74 . 카톡엔 없고 메일로만 넣은 발주 3줄이 그제야 짝을 찾았다
• 대신 거꾸로 하나가 튀어나왔다. 주문이 아니라고 분류됐던 카톡 하나가, 보낸 메일 속 거래명세서를 보니 실제로 출고된 주문 이었다

자동화의 진짜 위험은 틀리는 게 아니라 조용히 멈추는 것 이었다. 에러 하나 없이, 숫자만 조금씩 틀어진다. 사실 요약 파일에는 "두레이 로그인 필요" 표시가 매일 찍히고 있었다. 다만 내가 보는 17:00 알림까지 안 올라왔을 뿐 이다. 봇이 알고 있는 것과 내가 알게 되는 것 사이에도 빈칸이 있었다.

✅ 결과 (After)

Before vs After

결과물

• 수주·발주 대조 대시보드 (내 맥에서만 열림, 처리 버튼 있음)
• 매일 16:50 자동 갱신 + 17:00 리마인드 연동
• 엑셀용 CSV 3개 (수주 / 매입 발주 / 대조)

💬 이 과정에서 배운 AI 활용 팁

효과적이었던 것

1. "어디를 봐야 하는지"부터 알려주기. 받은 메시지만 보여주고 "발주 빠진 거 찾아줘"라고 하면, 봇은 보낸 메일을 모르니 엉뚱한 경고를 낸다. 일이 남는 장소(받은 곳, 보낸 곳, 팩스)를 다 알려줘야 한다.
2. 확신 표시를 달게 하기. "사진에서 읽음 · 확신 낮음" 같은 꼬리표 덕분에, 봇이 틀릴 수 있는 곳만 골라서 다시 보면 된다. 전부 의심할 필요도, 전부 믿을 필요도 없다.
3. "하지 마"를 구체적으로. 공용 메일함을 열 때 "보내기·삭제·읽음 표시 금지, 받은편지함은 열지 마"라고 콕 집어 말했다. 회사 자료를 맡길 땐 이게 제일 중요하다.

이렇게 하면 안 돼요

1. 처음 나온 숫자를 그대로 믿기. "52건 놓침"은 반쯤 봇이 덜 봐서 생긴 숫자였다. 몇 개 직접 열어보고 원인을 찾는 게 먼저다.
2. "알림이 오니까 잘 돌고 있겠지" 믿기. 우리 대조판은 로그인이 풀린 채로 5일을 돌았다. 받은 쪽은 멀쩡해서 아무도 몰랐다. 자동화를 만들 땐 "어느 쪽이 멈췄는지"를 같이 말해달라 고 해야 한다.
3. 글자로 안 남는 일을 잊기. 전화, 구두 부탁, 복도에서 들은 말. 봇은 글자만 읽는다. 대조판이 아무리 좋아도 전화 주문은 못 본다. 그래서 "끊자마자 한 줄"이라는 사람 쪽 습관이 같이 있어야 완성된다.

🌍 다른 업무에 적용한다면?

• "받은 요청 ↔ 내가 한 처리" 짝짓기는 견적 요청 ↔ 견적서 발송 , 문의 ↔ 답장 , 입금 ↔ 계산서 발행 에도 그대로 쓸 수 있다
• "짝 없는 것만 보여주기"는 할 일이 많은 사람일수록 효과가 크다. 다 보여주면 결국 안 본다

🚀 앞으로의 계획

• 지금 쌓여 있는 "발주 안 보임" 74건을 처리 버튼으로 하나씩 정리해서 진짜 놓친 게 몇 건이었는지 숫자로 공개하기 (솔직히 아직 하나도 안 눌렀다)
• 전화 주문 "끊자마자 한 줄"을 한 달 지켜보기
• 품목 이름이 거래처마다 달라서 짝이 안 맞는 경우가 남아 있다 → 회사 품목 기준표(2,364개)를 만들어 붙이는 중
• 회사폰 문자 주문도 수신함으로 모으기

📋 재사용 가능한 프롬프트

프롬프트 1: 주문 ↔ 처리 대조

[ 기간 ] 동안 [ 수신함/메일/카톡 ]에 들어온 요청을 다 읽어서 ① 고객이 요청한 것 ② 우리가 처리한 것(발주·답장 등) ③ 나머지로 나눠줘. ①마다 짝이 되는 ②가 있는지 맞춰보고, 짝 없는 것만 표로 보여줘. 원문에 없는 값은 비워두고 추측하지 마.

프롬프트 2: 보낸함 읽기 (읽기 전용)

[ 메일함 이름 ]의 보낸메일함을 읽어줘. 읽기만 하고 보내기·답장·삭제·이동·읽음 표시는 절대 하지 마. 받은편지함은 열지 마. 각 메일이 어떤 요청에 대한 처리인지 한 줄로 적어줘.

프롬프트 3: 전화 주문 한 줄 메모

내가 " [거래처] [품목] [수량] 준비해달래, [납기] "처럼 한 줄 보내면 전화 주문이야. 바로 주문 목록에 넣고, 출처는 "전화 메모"로 적어줘. 메모에 없는 값(규격·수량 등)은 비워두고 추측하지 마. 발주 흔적이 안 보이면 퇴근 전 리마인드에 같이 띄워줘.

프롬프트 4: 사진 주문 옮겨 적기

이 사진에 있는 주문 내용을 표로 옮겨 적어줘. 줄마다 출처(파일명)와 확신(높음=선명 / 낮음=흐림·추정)을 붙여줘. 안 보이는 칸은 비워둬.

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1개의 답글

출처

• 원문: https://www.gpters.org/nocode/post/did-you-place-order-1CMZ6TwgvjoF89K (2026-10-20 · 장은종)