Inbox Zero로 메일 정리 자동화하기 — 규칙 쓰기부터 셀프 호스팅 판단까지

KAITABASE가 공식 문서와 원문을 직접 읽고 새로 쓴 가이드입니다.

이 가이드로 할 수 있는 것

Inbox Zero는 README가 "24시간 일하는 AI 메일 비서이자 메일 앱"이라고 소개하는 오픈소스 프로젝트입니다. 두 부분으로 나뉩니다. Gmail · Outlook 계정 뒤에서 돌아가는 AI 메일 비서와, 따로 쓸 수 있는 메일 앱입니다. 이 가이드는 AI 메일 비서를 다룹니다.

공식 문서가 밝히는 기본 동작은 이렇습니다. 답장이 필요한 메일에는 To Reply 라벨이 붙고 초안 보관함에 답장 초안이 놓입니다. 나머지는 범주별로 분류되고, 마케팅 · 콜드 메일 같은 범주는 보관 처리되어 눈앞에서 사라집니다. 이 기본 규칙은 처음 설정할 때 다듬고, 그 뒤로는 평소 말로 규칙을 더합니다.

끝까지 따라 하면 다음이 됩니다.

1. 호스팅판에 메일 계정을 연결하고 기본 규칙을 고릅니다.
2. 내 업무에 맞는 규칙을 하나 쓰고, 실제로 적용하기 전에 시험합니다.
3. 셀프 호스팅이 필요한지, 라이선스상 가능한지 판단합니다.

빠른 시작

호스팅판이 가장 빠릅니다. 공식 문서 기준(직접 실행 안 함):

1. https://www.getinboxzero.com 에 로그인하고 Gmail 또는 Outlook 계정을 연결합니다.
2. 요청하는 권한(메일 읽기 · 정리, 초안 만들기, 보내기)을 승인합니다.
3. 왼쪽 Assistant 를 열고 안내에 따라 기본 규칙을 정합니다.

셀프 호스팅이라면 README가 안내하는 두 줄입니다(Docker와 Node.js v24 이상 필요).

npx @inbox-zero/cli setup      # One-time setup wizard
npx @inbox-zero/cli start      # Start containers

그다음 http://localhost:3000 을 엽니다.

STEP 1. 메일 계정 연결하고 권한 이해하기

목표: 무엇을 허락하는지 알고 연결합니다. · 예상 시간: 5분

공식 문서 기준(직접 실행 안 함). Inbox Zero는 메일함을 검색하고 켜 둔 작업을 실행하려고 메일 접근 권한을 요청합니다. 보안 문서에 따르면 권한은 이렇게 나뉩니다.

선택 권한은 그 기능을 연결할 때만 요청합니다. 메일함을 더 붙이려면 Settings → Email Accounts 에서 추가하고, 메일함마다 규칙 · 설정 · 분석이 따로 있습니다.

확인 연결한 뒤 Google 계정의 Connections 페이지(Gmail) 또는 Microsoft 계정의 App permissions 페이지(Outlook)에 Inbox Zero가 보입니다.

되돌리기 FAQ에 따르면 Gmail은 https://myaccount.google.com/u/0/connections 에서 Inbox Zero를 찾아 Remove all access, Outlook은 https://account.microsoft.com/privacy/app-access 에서 Remove 를 누릅니다. Inbox Zero 계정 삭제(Settings의 Delete Account)는 권한 회수와 별개입니다.

STEP 2. 기본 규칙 고르고 다듬기

목표: 처음 제공되는 규칙을 내 메일 습관에 맞춥니다. · 예상 시간: 5분

공식 문서 기준(직접 실행 안 함). Assistant 의 안내 설정을 끝내면 뉴스레터 · 마케팅 · 알림 메일을 치우고 답장이 필요한 메일에 초안을 만드는 기본 규칙 묶음이 생깁니다. 규칙을 저장한 뒤 공식 문서가 권하는 순서는 다음과 같습니다.

1. 규칙을 열어 조건과 동작을 읽습니다.
2. Test 탭에서 예시 메일이나 최근 메일에 돌려 봅니다.
3. 새 메일이 온 뒤 History 에서 무엇이 왜 걸렸는지 봅니다.
4. 잘못 처리했으면 Fix 나 Chat으로 고칩니다.

주의 공식 문서는 처음에는 라벨 · 보관 · 읽음 표시처럼 되돌리기 쉬운 동작으로 시작하고, 답장 보내기 · 전달 같은 밖으로 나가는 동작은 규칙이 잘 맞는 것을 확인한 뒤에 더하라고 권합니다.

STEP 3. 내 규칙 하나 쓰기

목표: 평소 말로 조건과 동작을 적어 규칙을 만듭니다. · 예상 시간: 7분

규칙은 조건 하나와 동작 하나 이상으로 이뤄집니다.

• AI 조건: 걸려야 할 메일의 뜻을 설명합니다. 공식 문서 예: Apply this rule if this email is asking me to set up a call.
• 고정 조건: From · To · Subject 에 특정 글자가 있는지 봅니다. 예: From 에 @example.com 포함.

고를 수 있는 동작(공식 문서 기준, 메일 서비스 · 연결한 앱에 따라 다름): 라벨, 폴더 이동, 보관, 삭제, 답장 초안, 답장 보내기, 전달, 메일 보내기, 읽음 표시, 별표, 스팸 표시, 요약 메일(digest)에 넣기, 웹훅 호출, Todoist 할 일 추가, Slack · Teams · Telegram 알림, 메신저로 초안 검토 보내기, 보낸 사람에게 알리기.

공식 문서 기준(직접 실행 안 함): Assistant 의 지시 입력란에 원하는 처리를 쓰고, 만들어진 규칙을 검토한 뒤 저장합니다. 조건과 동작을 직접 고르고 싶으면 Add rule manually 를 씁니다. 공식 문서는 규칙을 "plain English"로 쓴다고 설명합니다. 한국어 지시가 얼마나 정확히 해석되는지는 공식 문서에 적혀 있지 않으므로, 처음에는 영어로 쓰거나 STEP 4의 시험을 꼭 거칩니다.

답장 초안 문구에는 이중 중괄호 안에 AI 지시를 넣을 수 있습니다. 괄호 밖 글자는 그대로 남습니다.

Hi {{name}},
{{write a response expressing interest in their proposal and ask about their timeline}}
Best regards

막히면 같은 메일에 여러 규칙이 걸려야 하는데 하나만 적용된다면, 기본값이 "메일 한 통에 규칙 하나"이기 때문입니다. Assistant > Settings 에서 여러 규칙 선택을 켭니다. 대화가 이어지는 메일에서 첫 메일에만 적용되면 규칙의 Apply to Threads 가 꺼져 있는 것입니다.

STEP 4. 적용하기 전에 시험하기

목표: 규칙이 엉뚱한 메일을 건드리지 않는지 확인합니다. · 예상 시간: 5분

공식 문서 기준(직접 실행 안 함): Test 탭에서 메일 한 통이나 자유 문장에 규칙을 돌려 볼 수 있습니다. Test All 은 선택한 메일을 모든 규칙에 대어 보되 동작은 실행하지 않습니다.

확인 시험 결과에 내가 기대한 규칙 이름이 나오고, 다른 규칙은 걸리지 않습니다.

막히면 틀리게 걸렸으면 History 의 Fix 로 왜 틀렸는지 설명합니다. 공식 문서에 따르면 비서는 이런 수정과 내 처리 습관에서 보낸 사람 · 도메인 패턴을 배우고, 규칙 안에서 이 패턴을 직접 넣고 뺄 수 있습니다.

되돌리기 규칙이 이상하게 동작하면 그 규칙을 끕니다. 조사하는 동안 한 메일함의 규칙을 모두 끄려면 Settings → Email Accounts 를 씁니다.

STEP 5. 쌓인 메일 한 번에 치우기

목표: 새 메일은 규칙에 맡기고, 이미 쌓인 메일은 일괄 도구로 정리합니다. · 예상 시간: 5분

공식 문서 기준(직접 실행 안 함). Bulk Unsubscribe 로 시끄러운 발신자를 찾아 구독을 끊고, Bulk Archive 로 오래된 메일을 발신자 범주별로 보관합니다. 이 둘은 이미 받은 메일에 작동하고, Assistant 규칙은 새로 오는 메일을 처리합니다.

주의 공식 문서는 일괄 작업 전에 고른 발신자를 다시 보라고 하고, 삭제는 보관 · 읽음 표시보다 되돌리기 어렵다고 경고합니다. 처음에는 삭제 대신 보관을 씁니다.

STEP 6. 셀프 호스팅할지 정하기

목표: 회사 메일을 외부 서비스에 맡기기 어려울 때 직접 운영할 수 있는지 판단합니다. · 예상 시간: 3분

공식 문서 기준(직접 실행 안 함). 셀프 호스팅 빠른 시작은 Docker와 Node.js v24 이상을 요구하고, 설정 마법사가 Google OAuth 또는 Microsoft OAuth와 AI 제공자를 묻습니다. 마법사 없이 하려면 apps/web/.env.example 을 apps/web/.env 로 복사해 채웁니다. 이 파일에는 = 가 들어간 설정 줄이 285줄 있습니다(2026-10-22 main 브랜치에서 직접 셈). Gmail 푸시 알림에는 Google Pub/Sub 설정이 따로 필요하고, 예약 작업(15분마다 자동화 작업 등)도 돌려야 합니다.

AI 모델은 DEFAULT_LLMS 에 제공자:모델 형식으로 넣고 LLM_API_KEY 를 줍니다. OpenAI 호환 서버(LM Studio · vLLM · LiteLLM 등)도 쓸 수 있습니다. 셀프 호스팅판은 자격 증명 · 카드 번호처럼 보이는 값을 AI로 보내기 전에 그대로 두기(ALLOW) · 가리기(REDACT) · 막기(BLOCK) 중에서 고를 수 있습니다.

주의 이 저장소는 일반 AGPL-3.0이 아닙니다. LICENSE 파일에 추가 조건이 있습니다. (1) 소프트웨어 자체로 돈을 버는 상업적 사용(유료 접근 판매, 유료 서비스 제공 등)은 Inbox Zero Inc.의 서면 허락이 필요합니다. (2) 직원 · 계약자 · 사용자 5명 이상이 업무용으로 쓰는 조직은 사용 전에 엔터프라이즈 라이선스를 받아야 합니다. 개인 · 교육 · 연구용과 업무 사용자 5명 미만 조직은 예외입니다. "오픈소스니까 사내에 무료로 깔면 된다"는 판단은 맞지 않습니다.

확인 사내 도입을 검토한다면, 쓸 사람 수를 세고 5명 이상이면 셀프 호스팅 전에 엔터프라이즈 라이선스를 문의합니다.

잘못 쓰는 예 · 바르게 쓰는 예

바로 쓰는 프롬프트 · 템플릿

Assistant 지시 입력란에 넣는 규칙 예시(공식 문서의 조건 문장 형식을 따름):

Label emails as "Invoice" and archive them if the email contains an invoice or a payment receipt.
Draft a reply for emails asking me to schedule a meeting, and suggest two time slots next week.
Never send or forward anything automatically. Only label, archive, or draft.

답장 초안 틀:

1234567Hi {{name}},

{{thank them briefly and answer the question in the email in two sentences}}

{{if the email asks for a meeting, propose two time slots next week}}

Best regards

주의할 점

• 요금: 메일 앱은 무료이고 AI 기능은 유료 요금제(7일 무료 체험)라고 요금 페이지가 밝힙니다. 사용자당 월 요금이며 바뀔 수 있으니 https://www.getinboxzero.com/pricing 에서 확인합니다. 공식 문서에 따르면 호스팅판은 기본으로 AI 비용을 포함하고, 원하면 내 AI API 키를 넣을 수 있습니다.
• 권한: 메일 읽기 · 보내기 권한을 주는 서비스입니다. 회사 메일이라면 IT · 보안 담당자의 승인을 먼저 받습니다.
• 보안 · AI 한계: 공식 문서는 규칙이 예상치 못한 메일에 걸리거나, 초안이 맥락을 빠뜨리거나, 긴 스레드 요약이 세부를 놓칠 수 있다고 적습니다. 채팅 · 메신저에서 메일 보내기 같은 영향이 큰 작업은 확인을 묻지만, 켜 둔 규칙은 자동으로 돕니다.
• 민감 정보: 민감 정보 정책(허용 · 가리기 · 막기)은 실수로 새는 것을 줄일 뿐, 메일에서 비밀값을 빼는 일을 대신하지 않는다고 공식 문서가 밝힙니다.
• 라이선스: AGPL-3.0에 상업적 수익화 제한과 5명 이상 조직의 엔터프라이즈 라이선스 조건이 붙어 있습니다.

공식 자료

• Inbox Zero 저장소 README — https://github.com/elie222/inbox-zero
• LICENSE(추가 조건 포함) — https://github.com/elie222/inbox-zero/blob/main/LICENSE
• 시작하기 — https://docs.getinboxzero.com/essentials/getting-started
• AI Personal Assistant(규칙) — https://docs.getinboxzero.com/essentials/email-ai-personal-assistant
• 보안 · 권한 · AI — https://docs.getinboxzero.com/essentials/security-and-data
• 셀프 호스팅 빠른 시작 — https://docs.getinboxzero.com/hosting/quick-start
• 요금 — https://www.getinboxzero.com/pricing

더 보기

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